Portal GS · Detalhe da demanda

Automação do Processo de Rematrícula no RM

ID ec1b1a6d-607f-4988-8eea-3396dffd6fdc · portal_web · encaminhada

Demandas Apoio interno Baixar PDF final

Fluxo oficial do MVP

Fluxo da demanda

PO → Agentes

O fluxo fica parado na aprovação do PO até o resumo ser aceito. Se o PO pedir ajuste, a conversa volta para o Agente 1.

👤

PO / Solicitante

Explica a demanda em linguagem natural.

Contexto recebido

🤖

Agente 1

Orientador de Demanda

Entrevista o PO, cobre as perguntas obrigatórias e gera o resumo.

Resumo gerado

✅

Aprovação do PO

PO revisa o resumo antes da qualificação.

Aprovado

Se pedir ajuste, volta para o Agente 1

🧭

Agente 2

Qualificador de Demanda

Analisa o resumo aprovado, consulta a base e recomenda o direcionamento.

Parecer gerado

🛠️

Agente 3

Discovery e Processo

Após validação GS, organiza AS IS, TO BE, riscos e perguntas de Discovery.

Discovery preparado

Concluído Em andamento Aguardando

Squad de agentes

Trilha de trabalho da demanda

Agente Orientador de Demanda concluido

Resumo/documento preliminar gerado e validado pelo PO: Automatizar atividades manuais do processo de rematrícula da área de Serviços Acadêmicos, reduzindo o tratamento manual de aproximadamente 10 mil chamados mensais das unidades que atualmente são fechados e digitados manualmente no RM.

Próximo: Acionar Agente Qualificador.

Agente Qualificador de Demanda concluido

A demanda envolve algo existente, sem evidência suficiente de falha operacional ou mudança relevante de processo.

Próximo: GS deve aprovar o parecer e acionar o Agente 3 — Discovery e Processo.

Agente de Discovery e Processo concluido

Discovery inicial estruturado e documento final organizado gerados após aprovação da GS.

Próximo: Revisar documento de Discovery e Processo.

Agente Delivery / Encaminhamento concluido

Handoff para Delivery acionado após aprovação da GS. Artefatos: resumo aprovado, parecer do qualificador, Discovery inicial e decisão humana.

Próximo: Frente de Delivery deve revisar o pacote e iniciar planejamento/execução.

Demanda estruturada

Resumo: Automatizar atividades manuais do processo de rematrícula da área de Serviços Acadêmicos, reduzindo o tratamento manual de aproximadamente 10 mil chamados mensais das unidades que atualmente são fechados e digitados manualmente no RM.
Problema: O processo de rematrícula já existe, mas depende de muitas atividades manuais. O alto volume de chamados das unidades, com fechamento e posterior digitação manual no RM, gera retrabalho, atrasos e perda de produtividade.
Contexto atual: A demanda está em qualificação com o PO da área de Serviços Acadêmicos. Foi informado que o processo atual de rematrícula já existe, envolve muitas atividades manuais e recebe aproximadamente 10 mil chamados por mês das unidades, com impacto para unidades de ensino e alunos. Também foi indicado que há prazo ou SLA envolvido.
Processo existe?: Sim
Sistemas/formulários/integrações: RM
O que acontece hoje: Chamados das unidades relacionados à rematrícula são fechados e depois digitados manualmente no sistema RM.
O que deveria acontecer: Automatizar o tratamento e/ou registro das informações dos chamados de rematrícula no RM, reduzindo digitação manual, retrabalho, atrasos e perda de produtividade, com apoio ao cumprimento dos SLAs do processo.
Impactados: Unidades de ensino e alunos.
Benefício: A automação deve gerar ganho de eficiência operacional para Serviços Acadêmicos, reduzir retrabalho e atrasos, melhorar a produtividade das unidades, apoiar redução de FTE, contribuir para cumprimento de SLA e proporcionar uma experiência mais ágil aos alunos no processo de rematrícula.
Tipo de benefício: Eficiência operacional e experiência do aluno

Qualificação sugerida

Classificação

Manutenção

Confiança

Média

Justificativa

A demanda envolve algo existente, sem evidência suficiente de falha operacional ou mudança relevante de processo.

Recomendação

GS deve validar se é ajuste simples em artefato/processo existente ou se há escopo maior de evolução. Antes de avançar, GS deve validar duplicidade, reaproveitamento ou continuidade da demanda semelhante já existente. O PO indicou que não é a mesma demanda; usar a referência apenas como comparativo histórico.

Evidências

Processo/sistema/formulário informado como existente.
Sistema/formulário/integração citada: RM
Situação atual relatada: Chamados das unidades relacionados à rematrícula são fechados e depois digitados manualmente no sistema RM.
Demanda semelhante encontrada no histórico da plataforma.

Base consultada

critérios de classificação
regras de roteamento
perguntas obrigatórias

Agente 1 · Orientador de Demanda

Documento do Agente 1 — Resumo estruturado da demanda

Entregue pelo Agente 1

Título: Automação do Processo de Rematrícula no RM
Problema descrito: O processo de rematrícula já existe, mas depende de muitas atividades manuais. O alto volume de chamados das unidades, com fechamento e posterior digitação manual no RM, gera retrabalho, atrasos e perda de produtividade.
Área / público impactado: Unidades de ensino e alunos.
Processo relacionado: A demanda está em qualificação com o PO da área de Serviços Acadêmicos. Foi informado que o processo atual de rematrícula já existe, envolve muitas atividades manuais e recebe aproximadamente 10 mil chamados por mês das unidades, com impacto para unidades de ensino e alunos. Também foi indicado que há prazo ou SLA envolvido.
Sistemas envolvidos: RM
Resultado esperado: Automatizar o tratamento e/ou registro das informações dos chamados de rematrícula no RM, reduzindo digitação manual, retrabalho, atrasos e perda de produtividade, com apoio ao cumprimento dos SLAs do processo.
Benefício esperado: A automação deve gerar ganho de eficiência operacional para Serviços Acadêmicos, reduzir retrabalho e atrasos, melhorar a produtividade das unidades, apoiar redução de FTE, contribuir para cumprimento de SLA e proporcionar uma experiência mais ágil aos alunos no processo de rematrícula.
Volumetria / frequência: Demanda qualificada preliminarmente como melhoria de processo existente e automação operacional para Serviços Acadêmicos. A principal dor informada é o alto volume de chamados das unidades, estimado em aproximadamente 10 mil por mês, com fechamento e digitação manual no RM, gerando retrabalho, atraso e baixa produtividade. Benefícios esperados informados: agilidade e redução de FTE. Há indicação de prazo/SLA envolvido, ainda sem detalhamento.
Riscos / prazo / regulatório: Prazo/SLA envolvido no processo.
Status: Aprovado pelo PO e enviado para qualificação.

Agente 2 · Qualificador de Demanda

Documento do Agente 2 — Parecer de qualificação da demanda

Entregue pelo Agente 2

Classificação sugerida

Manutenção

Nível de confiança

Média

Justificativa

A demanda envolve algo existente, sem evidência suficiente de falha operacional ou mudança relevante de processo.

Evidências consideradas

Processo/sistema/formulário informado como existente.
Sistema/formulário/integração citada: RM
Situação atual relatada: Chamados das unidades relacionados à rematrícula são fechados e depois digitados manualmente no sistema RM.
Demanda semelhante encontrada no histórico da plataforma.

Base consultada

critérios de classificação
regras de roteamento
perguntas obrigatórias

Possíveis duplicidades / projetos

Demanda anterior semelhante (score=37, id=66486f8b-2742-4f56-bf9e-d3a78910e01f): título=Acordos financeiros via WhatsApp; problema=A negociação financeira com alunos ocorre atualmente pelo portal da WEDOO. A instituição deseja ampliar essa jornada para o WhatsApp para facilitar a realização de acordos, aumentar as negociações e apoiar a redução da inadimplência.; processo_existe=True; sistemas=WhatsApp; Portal da WEDOO; resultado_esperado=Permitir que alunos realizem acordos financeiros pelo WhatsApp, alinhado ao fluxo existente no portal da WEDOO, com uma experiência mais rápida e fácil.
Demanda anterior semelhante (score=34, id=98b15612-c9ae-41a2-ac94-5109526e2e32): título=Acordos financeiros pelo WhatsApp; problema=A adesão dos alunos aos acordos financeiros pelo portal da WEDOO é baixa, reduzindo o alcance das negociações para alunos inadimplentes.; processo_existe=True; sistemas=WhatsApp; WEDOO; resultado_esperado=Os alunos devem conseguir realizar acordos financeiros pelo WhatsApp, como canal adicional ao portal da WEDOO, com as devidas considerações sobre possíveis impactos SOX.
Demanda anterior semelhante (score=32, id=857abb87-3f9d-4f7e-bcb1-7868264f9d24): título=Acordos financeiros via WhatsApp; problema=Atualmente, os acordos financeiros dos alunos são realizados pelo portal Wedoo de negociação, mas não há disponibilidade dessa jornada pelo WhatsApp. Isso reduz a facilidade de acesso e pode limitar a rapidez para realização de acordos.; processo_existe=True; sistemas=WhatsApp; portal Wedoo de negociação; resultado_esperado=Permitir que os alunos realizem acordos financeiros pelo WhatsApp, oferecendo uma jornada mais rápida e acessível, baseada no processo já existente no portal Wedoo de negociação.

Lacunas ou perguntas pendentes

Nenhuma lacuna crítica registrada pelo qualificador.

Recomendação GS

Status

Parecer gerado pelo Agente 2. Agente 3 ainda não é automático: depende de aprovação da GS.

Próximo passo

GS deve aprovar o parecer e acionar o Agente 3 — Discovery e Processo.

Agente 3 · Discovery e Processo

Documento do Agente 3 — Discovery e Processo

Entregue pelo Agente 3

Resumo do problema

O processo de rematrícula já existe, mas depende de muitas atividades manuais. O alto volume de chamados das unidades, com fechamento e posterior digitação manual no RM, gera retrabalho, atrasos e perda de produtividade.

Objetivo da demanda

Aumentar a agilidade do processo de rematrícula, reduzir esforço manual, apoiar o cumprimento de SLA e contribuir para redução de FTE no tratamento de aproximadamente 10 mil chamados mensais.

AS IS preliminar

Chamados das unidades relacionados à rematrícula são fechados e depois digitados manualmente no sistema RM.

TO BE inicial

Automatizar o tratamento e/ou registro das informações dos chamados de rematrícula no RM, reduzindo digitação manual, retrabalho, atrasos e perda de produtividade, com apoio ao cumprimento dos SLAs do processo.

Áreas / públicos envolvidos

Unidades de ensino e alunos.

Sistemas, processos ou integrações

Volumetria, frequência ou esforço

Demanda qualificada preliminarmente como melhoria de processo existente e automação operacional para Serviços Acadêmicos. A principal dor informada é o alto volume de chamados das unidades, estimado em aproximadamente 10 mil por mês, com fechamento e digitação manual no RM, gerando retrabalho, atraso e baixa produtividade. Benefícios esperados informados: agilidade e redução de FTE. Há indicação de prazo/SLA envolvido, ainda sem detalhamento.

Riscos, prazo ou regulatório

Prazo/SLA envolvido no processo.

Indicadores sugeridos

Volume/frequência de ocorrências da demanda no processo atual.
Quantidade de usuários, áreas ou operações impactadas.
Redução de esforço manual, retrabalho ou volume de atendimento.

Perguntas para Discovery

Quais atividades específicas do processo de rematrícula devem ser automatizadas.
Quais sistemas, canais ou plataformas participam atualmente do processo.
Quais regras de negócio orientam a execução das atividades de rematrícula.
Quais volumes, prazos ou períodos críticos impactam a demanda.
Quais resultados ou indicadores devem ser usados para validar o sucesso da automação.
Quais indicadores devem ser usados para validar o sucesso da automação.

Pauta objetiva

Validar AS IS e TO BE com negócio, GS e responsáveis pelos sistemas.
Confirmar escopo funcional mínimo.
Confirmar dependências técnicas e responsáveis.
Confirmar riscos de dados, autenticação, privacidade/LGPD e regras de negócio aplicáveis.
Decidir se segue para solução/arquitetura ou volta para complementação.

Prontidão para solução

Pronto para avançar para discussão de solução/arquitetura, mantendo validações humanas.

Revisão humana final

Registre aqui a decisão da GS. Para liberar o Agente 3, a decisão precisa indicar aprovação/validação do parecer.

Histórico da conversa

agent: Oi! Pode falar comigo por aqui.

user: boa tarde

agent: Boa tarde!

user: tudo bem ?

agent: Tudo bem sim! E por aí?

user: Sou PO da area de serviços academicos e preciso automatizar varias atividades do processo de rematricula que atualmente são executados manualmente

agent: Entendi. Então a dor está no processo de rematrícula, com atividades manuais dentro de Serviços Acadêmicos. Esse processo já existe atualmente em essa demanda, ou estamos falando de um processo novo?

user: O processo já existe mas possui muitas atividades manuais

agent: Perfeito, então estamos falando de melhoria em um processo existente, não criação de um processo novo. Entendi. O que faz isso acontecer hoje? Onde parece estar a principal trava em Automação do Processo de Rematrícula?

user: Existe muitos chamados das unidades que são fechados e digitados manualmente no sistema RM

agent: E quando o aluno precisa dessas informações hoje, qual impacto isso gera no processo: chamado, retrabalho, atraso ou outro efeito?

user: Retrabalho, atraso, falta de produtividade

agent: Você tem uma noção de volume ou frequência dessas solicitações? Pode ser aproximado.

user: aroximadamente 10 mil chamados por mes

agent: Quem sente mais esse impacto: alunos, atendimento, financeiro, acadêmico ou outro grupo?

user: Unidades de ensino e alunos

agent: Se resolvermos isso, qual benefício esperado você quer ver: mais autonomia para o aluno, menos chamado, agilidade ou outro?

user: Agilidade e redução de FTE

agent: Tem algum risco, prazo, LGPD, SOX ou regra regulatória envolvida — ou podemos registrar que não há indicação disso por enquanto?

user: Prazo (SLA)

agent: Gerei o resumo da demanda e deixei no painel lateral para sua revisão. Você aprova esse resumo para enviar para o Agente Qualificador? Responda **sim** para aprovar. Se não aprovar, me diga o que ajustar e eu continuo o diálogo com você.

agent: Encontrei uma demanda parecida já registrada na plataforma: - Demanda anterior semelhante (score=13, id=66486f8b-2742-4f56-bf9e-d3a78910e01f): título=Acordos financeiros via WhatsApp; problema=A negociação financeira com alunos ocorre atualmente pelo portal da WEDOO. A instituição deseja ampliar essa jornada para o WhatsApp para facilitar a realização de acordos, aumentar as negociações e apoiar a redução da inadimplência.; processo_existe=True; sistemas=WhatsApp; Portal da WEDOO; resultado_esperado=Permitir que alunos realizem acordos financeiros pelo WhatsApp, alinhado ao fluxo existente no portal da WEDOO, com uma experiência mais rápida e fácil. - Demanda anterior semelhante (score=8, id=857abb87-3f9d-4f7e-bcb1-7868264f9d24): título=Acordos financeiros via WhatsApp; problema=Atualmente, os acordos financeiros dos alunos são realizados pelo portal Wedoo de negociação, mas não há disponibilidade dessa jornada pelo WhatsApp. Isso reduz a facilidade de acesso e pode limitar a rapidez para realização de acordos.; processo_existe=True; sistemas=WhatsApp; portal Wedoo de negociação; resultado_esperado=Permitir que os alunos realizem acordos financeiros pelo WhatsApp, oferecendo uma jornada mais rápida e acessível, baseada no processo já existente no portal Wedoo de negociação. - Demanda anterior semelhante (score=8, id=98b15612-c9ae-41a2-ac94-5109526e2e32): título=Acordos financeiros pelo WhatsApp; problema=A adesão dos alunos aos acordos financeiros pelo portal da WEDOO é baixa, reduzindo o alcance das negociações para alunos inadimplentes.; processo_existe=True; sistemas=WhatsApp; WEDOO; resultado_esperado=Os alunos devem conseguir realizar acordos financeiros pelo WhatsApp, como canal adicional ao portal da WEDOO, com as devidas considerações sobre possíveis impactos SOX. Antes de enviar para o Agente Qualificador, preciso confirmar com você: essa solicitação é a **mesma demanda/continuidade** dessa referência, ou é uma **nova demanda**? Responda com **mesma demanda** ou **nova demanda**.

user: NOVA DEMANDA

agent: Registrei que não é a mesma demanda: vamos tratar como nova solicitação, mantendo a referência apenas como contexto comparativo.

agent: Resumo aprovado pelo PO. Estou enviando agora para o Agente Qualificador. Depois do parecer, a GS precisa aprovar para seguir para Discovery e acionar a frente de Delivery.